Что такое B2B-мероприятие и какие задачи оно решает?
В условиях огромного количества мероприятий нужно звать людей только тогда, когда действительно нужно что-то донести. Кроме того, эта информация должна быть полезна тому кругу лиц, который вы приглашаете на мероприятие. Спикер рекомендует даже заранее узнавать, о чем было бы интересно узнать клиентам/партнерам/сотрудникам, чтобы гости не жалели о бесполезно потраченном времени.
Мероприятие в B2B – инструмент достижения целей и задач компании, а не «тусовка» для сотрудников и руководства. Форматов много – нужно выбирать в соответствии с целью мероприятия.
Когда требуется разъяснить работы с компанией или презентовать продуктовые решения, необходимо провести деловое мероприятие. Оно решает задачи в краткосрочной перспективе. Это может быть семинар, конференция, деловая игра, деловой завтрак. Эти форматы воспринимаются на «ура». Оптимальный формат — деловой завтрак, который позволяет не отвлекать аудиторию на целый день. Это мероприятие удобно делать утром в четверг в центре города. Рекомендуемая продолжительность мероприятия – не более 2,5 часов.
Мероприятия способствуют повышению лояльности аудитории, узнаваемости бренда, достижению бизнес-целей в долгосрочной перспективе. В B2B успешно работают такие форматы, как деловой ужин, творческий вечер, винная дегустация, концерт, кулинарный мастер-класс или закрытый модный показ. Эти мероприятия лучше проводить в конце рабочей недели в вечернее время, начиная с 18:30-19:00. Идеальная продолжительность такого мероприятия – не более 3 часов.
В центре творческого вечера должна быть какая-то известная личность, вызывающая повышенный интерес у аудитории. Можно пригласить космонавта, путешественника, деятеля искусства или культуры. Мероприятие с такими героями должно быть полностью посвящено тематике: соответствующее оформление приглашений, тематические костюмы организаторов, музыка, подобранная по замыслу мероприятия, книжки с байками героев и т.д. Сувенирная продукция с автографами, фотосессии со звездами – must have.
Винная дегустация – еще один вариант проведения неформального вечернего мероприятия. Из всех корпоративных мероприятий это, пожалуй, самое веселое. В основе успеха мероприятия – харизматичный сомелье, способный удерживать внимание публики в течение нескольких часов В идеале программа должна быть эксклюзивной. К примеру, на дегустацию сицилийских вин, которые еще никто не пробовал, придут гораздо больше людей, чем на дегустацию хорошо известных вин. Интересный сомелье расскажет о странах-производителях, о виноделах, о фактах, связанных с выбранным для дегустации нового сорта вина. Тогда это будет по-настоящему увлекательное мероприятие.
Не менее необычный формат мероприятия – закрытый модный показ, который сможет подчеркнуть особый статус клиентов, которые первыми получают доступ к новинкам. Им будет интересно посетить закрытый показ мод, на котором они смогут окунуться в незабываемую атмосферу мира fashion.
Лайфхаки Светланы Хисматовой
- Для каждого мероприятия заказывать флористику (это недорого, но красиво).
- Интерактивное голосование с пультами. При помощи конкурсов можно ненавязчиво познакомить аудиторию с ассортиментом продукции, узнать ее интересы и потребности в продуктах.
- Лучше заказывать полезные подарки для гостей, а не блокноты и ручки.
- Лучше предусмотреть музыкальное сопровождение, начиная с регистрации и заканчивая различными конкурсами.
- Вопросы для мероприятий в крупном бизнесе стоит готовить заранее, поскольку представители крупных компаний сами не любят задавать вопросы. Начать дискуссию могут несколько подготовленных сотрудников, которые подтолкнут людей к массовому обсуждению.
Рекомендации
- Редактировать смету, а не заказывать все, что вам предложил подрядчик;
- Точно договариваться об условиях работы с подрядчиками во избежание срыва сроков и неверного выполнения задания;
- Не сообщать бюджет. Исходя из технического задания подрядчик должен сам понимать, что от него хотят и сколько это стоит;
- Делать максимум самому. Только в случае организации мероприятия в другом городе, где нет возможности присутствовать, стоит обратиться в локальное агентство;
- Заказывать блюда, которые сотрудники и клиенты еще не пробовали;
- Использовать петлички вместо микрофонов. Спикеры часто держат микрофон на расстоянии вытянутой руки, из-за чего их не слышно. На просьбы поднести микрофон ближе не реагируют;
- Приглашать звезд, это не миллионы. Стоимость выступления будет значительно ниже, если найти прямые контакты агента звезды. Даже можно договариваться о бесплатном выступлении;
- Узнавать о возможности парковки заранее для того, чтобы делегат смог поставить автомобиль либо на парковку отеля/ресторана, где проходит мероприятие, либо на городскую парковку;
- Напрямую обращаться к владельцам топовых площадок и не бояться ценников. Цены не слишком высокие, кроме того, в премиальных местах типа ГУМа могут бесплатно предоставить красивые подарки и не брать денег за часы, проведенные на площадке сверх оплаченного времени.
Типичные ошибки организаторов
- Несоответствие мероприятия заявленной тематике (негатив со стороны гостей, которые больше не пойдут на ваши мероприятия);
- Слишком тесная рассадка участников мероприятия;
- Непродуманное место для кейтеринга (к примеру, кофе в конференц-зале – один из самых неудачных вариантов);
- Недостаточное количество кофе-машин (следствие – очереди за кофе);
- Невкусное питание на мероприятии;
- Отсутствие запасных батареек для микрофонов;
- Затянутое начало (задерживать начало не дольше, чем на 5 минут, больше - неуважение к аудитории, которая пришла вовремя);
- Неподготовленный модератор;
- Неподготовленные спикеры;
- Отсутствие контроля за агентством, которое помогает с организацией мероприятия;
- Слишком много рекламных материалов в пакетах участников;
- Отсутствие сбора визиток (с визитками можно сделать розыгрыш);
Плохая навигация к месту событий (если приглашенный не знает, как добраться до мероприятия, это не его вина, а организатора).
Подписывайтесь на наш Telegram-канал и будьте в курсе самых актуальных новостей В2В-коммуникаций!
Чтобы получать нашу e-mail-рассылку «Дайджест #PRinB2B», отправьте заявку на почту: b2b-journal@frc-pr.com.
