АНАСТАСИЯ ПОЛОНСКАЯ: основные ошибки при организации мероприятий
Ответа на вопрос «почему люди делают мероприятия» у Анастасии Полонской три: ради самого мероприятия, ради денег и для того, чтобы решить задачи бизнеса и донести идеи компании до широкой аудитории. Мы говорим о последнем варианте.
Контент в основе всего
Если контент хороший, то он «продаст» мероприятие и спонсорам, и партнерам, и журналистам, и людям, которые готовы платить деньги за участие. Анастасия рекомендует самостоятельно формировать программу, привлекая эксперта из отрасли. В любой теме есть эксперты, которые заинтересованы в PR и готовы участвовать в формировании программы. Ведь мероприятие уже отчасти становится и их детищем.
Эксперты помогут разработать правильную тематику и сформировать блоки, из которых вы создадите темы докладов. Очень важно избегать главного «косяка» мероприятий — когда спикер сам себе придумывает тему. Так делать нельзя! Задача пиарщика — придумать тему и найти под неё спикера.
Индивидуальный подход к привлечению спонсоров.
Анастасия рекомендует поступать профессионально и не отправлять спонсорские пакеты скопом, а озадачиться первичной оценкой возможностей потенциальных спонсоров и партнеров и отправлять индивидуальные предложения.
Три правила организации мероприятия:
Первое – всё, что можно сделать самостоятельно, надо делать самостоятельно.
Второе – досконально оценить аудиторию, с которой предстоит работать.
Третье – работать с контентом: вычленять только важное и не заставлять людей утопать в потоке информации.
Секреты модерации.
При организации мероприятия не стоит забывать об интересах и ожиданиях участников, которые заранее спланировали время для посещения именно вашего ивента. Здесь в игру вступает модератор, задача которого направлять дискуссию в нужное русло и следить за таймингом мероприятия. Вот несколько лайфхаков.
Первое – использовать на сцене гонг, в который будет бить специальный человек, когда время выступления спикера закончилось.
Второе – сделать карточки для спикеров. На первом ряду находится помощник модератора, который будет показывать спикерам карточки, указывающие время до конца выступления— 10 минут, 5 минут и 1 минута.
Третье – репетиция дискуссии. Если есть возможность, то за несколько дней до мероприятия провести репетицию дискуссии со спикерами. На репетиции проговариваются ключевые моменты в речи каждого спикера, удаляются второстепенные и незначительные фрагменты речи, прорабатывается логика ведения дискуссии. Не все спикеры обладают временем для подобной репетиции, поэтому ее можно провести и с помощниками спикеров, которые донесут до своих начальников основные идеи.
О смешивании аудиторий.
Стоит ли проводить мероприятие для нескольких аудиторий? При проведении обучающих мероприятий такое «смешение» будет уместно. Анастасия предлагает предварительно поговорить с журналистами о том, что мероприятие не для протокола, а для погружения в сложную тематику, например, медицина или транспорт.
Второй формат — корпоратив. Часто компании вручают премии сотрудникам, партнерам и … журналистам за освещение тематики. Если придумать интересные награждения, подойти к процессу с юмором, то корпоративу будут рады все участники.
Если продумать подходящий и интересный для всех аудиторий формат, и проговорить роли, то смешивать без потери качества и смысла возможно.
СВЕТЛАНА ХИСМАТОВА: организация мероприятий для потенциальных клиентов банка
Мероприятия решают задачи
Задача мероприятий для банка — продавать сложные продукты и услуги: факторинг, сопровождение внешнеэкономической деятельности и т.п. Цель — заключение сделок.
Для достижения этой цели необходимо чёткое сценарное действие с контентной составляющей, которую необходимо донести до аудитории, чтобы она приобрела банковский продукт. Светлана отметила, что рассказ о продуктах проходит через кейсы, через проблемы клиентов, которые аудитории знакомы. В заключение всегда выступает известный аналитик-экономист.
Светлана рассказала также и о мероприятиях для повышения лояльности клиентов: творческие вечера с «гуру», например, с Ириной Хакамадой и Евгением Маргулисом и закрытые концерты известных групп на 400 человек.
«Мы должны предлагать клиентам что-нибудь интересное, чтобы при всех прочих условиях они не ушли в конкурирующий банк. Иногда мы совмещаем «продающие» мероприятия и мероприятия для поддержания лояльности. Например, мы проводили квартирник Маргулиса в Хабаровске. Сначала была деловая часть, посвященная теме господдержки. Мы пригласили чиновников из Москвы, речь шла о возможностях получения субсидий в регионе. А затем все пошли на Маргулиса. После этого мероприятия был колоссальный эффект. Чтобы был эффект, с клиентом нужно работать и после мероприятия — «путешествовать» с ним, пока не будет сделки. У нас это получается. В среднем конверсия у нас такая: сто тридцать пять человек пришли, из них двадцать стали клиентами».
Как увеличить посещаемость мероприятия
Первое. Независимо от формата, будь то деловой завтрак, винная дегустация, семинар, конференция или форум, приглашать в два раза больше участников, чем вмещает зал.
Второе. Любой бизнесмен, финансовый директор хочет получить независимую отраслевую экономическую экспертизу. Поэтому нужно приглашать авторитетного эксперта, который даст аудитории прогнозы, проанализирует рынки и т.д.
Третье. Мероприятия сопровождаются интерактивным голосованием, которое анонсируется заранее — это могут быть вопросы о бизнесе, об экономике, про курсы валют и т.д. в зависимости от специфики мероприятия.
Фотограф: Дмитрий Школьников
